На что обращать внимание при выборе ПО для офиса

Работа в офисе предполагает большое количество документов. Это тексты, графики, таблицы, презентации и другая документация, которая на сегодняшний день практически полностью перешла в электронный формат. Чтобы обрабатывать информацию на компьютере было удобно, существуют офисные программы. Они облегчают работу над документами, в том числе и совместную, и обеспечивают быструю коммуникацию между сотрудниками компании.

Чем отличается офисное программное обеспечение

В подавляющем большинстве случае подобный софт представлен пакетом, который состоит из нескольких компонентов со схожим интерфейсом. Все его составляющие синхронизируются между собой в режиме реального времени и сохраняют данные во внешних хранилищах. Поддерживают эти службы как стандартную версию для ПК, так и мобильную, что позволяет получить доступ к необходимой информации с любого устройства.

Комплектация офисного ПО

Программы для офиса обязательно должны содержать типичные компоненты для выполнения основных задач:

●     редактор для создания текстовых документов, также содержащих другие объекты (рисунки, графики и т.д.);

●     инструмент для создания презентаций;

●     электронная таблица для систематизации числовых данных и их подсчета;

●     средство формирования баз данных и управления ими;

●     редактор математических формул;

●     программа для работы с графикой (диаграммами, чертежами и т.п).

Помимо вышеперечисленного, пакет может включать общий календарь, почтовый сервис или мессенджер для коммуникации между пользователями, средство для создания веб-сайтов, программу для сбора информации, электронный блокнот, фотоальбом и многое другое.

Как выбрать лучший пакет

Существуют разные компьютерные программы для работы в офисе: с минимумом опций и многокомпонентные, простые и сложные, бесплатные и с платной подпиской.

Рассмотрим, какими преимуществами, помимо наличия необходимых компонентов, должен обладать хороший офисный софт:

●     все службы должны постоянно синхронизироваться между собой;

●     их работа на одном объединенном сервере сократит расходы на оборудование и его обслуживание;

●     широкий функционал важен, но еще важнее качество сервисов: как быстро и эффективно они выполняют задачи, содержат ли риск ошибки, справляются ли со всеми форматами данных;

●     простота интерфейса позволит всем без исключения освоить программы и приложения;

●     должны присутствовать инструменты для совместной работы со всеми документами и возможность делиться ими с другими пользователями;

●     обязательно наличие надежной защиты информации от утери и взлома;

●     автоматическое обновление избавит от необходимости регулярно следить за актуальностью софта;

●     постоянный доступ к информации будет основой быстрой и продуктивной работы;

●     поддержка различных устройств и операционных систем позволит сотрудникам быть более мобильными;

●     гарантии от разработчиков обязательны: техподдержка, справка и т.п.

Наиболее известными офисными пакетами являются LibreOffice, Microsoft Office 365 и Google Docs. Все они имеют схожий ряд преимуществ и функционал, просты в использовании и не требуют никакого стороннего ПО или оборудования для своего обслуживания. Также можно выделить IBM Lotus Symphony, iWork, SoftMaker Office и другие. Выбирайте тот, что будет соответствовать всем требованиям и специфике вашего бизнеса.

Все продукты для офиса необходимо приобретать исключительно в лицензионной версии. Ведь только так можно быть уверенным в стабильной работе, безопасности и сохранности данных, а также что работа с ПО будет легкой и удобной.