Зачем нужно программное обеспечение для управления проектами?
Любая профессиональная деятельность подразумевает разработку и реализацию разнообразных проектов: крупных, малых, долгосрочных, кратковременных, масштабных и локальных. Все типы проектов объединяет одно: управление ими складывается из множества задач, выполнять которые удобнее всего при помощи специальных программ.
Из чего состоит проектное управление
Работу над проектом можно разделить на несколько этапов. На каждом из них исполнителям потребуются различные инструменты и функции, которые и включает специальное программное обеспечение.
- Разработка плана. На этом этапе, как правило, составляются списки: основных шагов, необходимых материалов. Тут важно, чтобы пользователи могли работать с любыми удобными форматами документов: текст, мультимедиа, таблицы и т. д.
- Планирование. Обозначаются сроки реализации проекта, точное количество ресурсов на него. Задачи распределяются между участниками. Без такого инструмента, как планировщик задач, тут не обойтись.
- Реализация. Исполнители приступают к основным шагам, опираясь на ранее составленные списки и временные рамки.
Во время проведения основной части работ важно систематизировать все процессы, чтобы видеть, какие шаги уже пройдены, какие задачи выполнены, сколько средств затрачено. И, главное, приносит ли это ожидаемый результат. Для этого используются различные схемы, графики, диаграммы.
Если в проекте задействовано несколько человек, важно составить расписание, чтобы обеспечить им всем одинаковую занятость и ускорить время реализации, оптимизировав деятельность участников. Они должны оперативно общаться между собой и иметь доступ ко всем данным. Поэтому ПО должно включать чат, мессенджер или почтовую службу. Еще синхронизацию документов в режиме реального времени, общий доступ к ним и возможность коллективной работы над одним файлом.
Также, чтобы никто не забыл о важных задачах, необходимы календарь, возможность устанавливать напоминания и делать массовую рассылку любой важной информации.
- Подведение итогов. Когда проект завершен, оценить результаты поможет их сравнение с изначальным планом и анализ всех пройденных шагов. Автоматический анализ данных облегчит этот шаг.
Для быстрой и удобной работы лучше всего выбрать программу или пакет, что будет содержать все вышеперечисленные возможности.
Какое ПО выбрать
Условно программы для проектного управления можно разделить на:
● бесплатные и платные (единоразовая покупка или ежемесячный платеж);
● однопользовательские и многопользовательские;
● онлайн- и офлайн-версии.
Выбор во многом зависит от специфики деятельности. Для большой корпорации, где над одним проектом могут работать десятки человек, нужны функциональные многопользовательские продукты с регулярным онлайн-доступом. Фрилансеру же хватит софта, рассчитанного на одного пользователя с меньшим перечнем опций.
Как пример можно привести один из лучших продуктов на рынке – Microsoft Project, что имеет несколько версий, среди которых:
Project Standard — для одного юзера и малых проектов.
Project Professional — для компаний и глобальных заданий.
Ms Project Pro имеет ряд преимуществ, что необходимы для максимально удобного управления планами:
● непрерывная синхронизация всех служб;
● широкий функционал;
● качество и надежность программ;
● простой интерфейс;
● инструменты для совместной работы;
● защита от вирусов;
● автообновление;
● постоянный онлайн и офлайн доступ;
● поддержка мобильных гаджетов и разных ОС;
● гарантии: справка, техподдержка, безопасность.
Также существуют программы Teamwork, ProjectMate, Spider Project и другие.
Какой бы софт вы не выбрали, мы всегда рекомендуем приобретать только лицензионные продукты. Это позволяет быть уверенным в корректной работе, использовать все преимущества и функции, а также получать своевременную техническую поддержку.
